广元市建设工程纸质文件立卷规范要求
2023-06-26  来源:市住房城乡建设局

 (一)立卷流程、原则和方法

1.立卷应按下列流程进行:

(1)对属于归档范围的工程文件进行分类,确定归入案卷的文件材料;

(2)对卷内文件材料进行排列、编目、装订(或装盒);

(3)排列所有案卷,形成案卷目录。

2.立卷应遵循下列原则:

(1)立卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点, 保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用;

(2)工程文件应按不同的形成、整理单位及建设程序,按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别进行立卷,并可根据数量多少组成一卷或多卷;

(3)一项建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程立卷;

(4)不同载体的文件应分别立卷。

3.立卷应釆用下列方法:

(1)工程准备阶段文件应按建设程序、形成单位等进行 立卷;

(2)监理文件应按单位工程、分部工程或专业、阶段等进行立卷;

(3)施工文件应按单位工程、分部(分项)工程进行立卷;

(4)竣工图应按单位工程分专业进行立卷;

(5)竣工验收文件应按单位工程分专业进行立卷;

(6)电子文件立卷时,每个工程(项目)应建立多级文件夹, 应与纸质文件在案卷设置上一致,并应建立相应的标识关系;

(7)声像资料应按建设工程各阶段立卷,重大事件及重要活动的声像资料应按专题立卷,声像档案与纸质档案应建立相应的标识关系。

4.施工文件的立卷应符合下列要求:

(1)专业承(分)包施工的分部、子分部(分项)工程应分别单独立卷;

(2)室外工程应按室外建筑环境和室外安装工程单独立卷;

(3)当施工文件中部分内容不能按一个单位工程分类立卷时, 可按建设工程立卷。

5.不同幅面的工程图纸,应统一折叠成A4幅面(297mm X210mm)o应图面朝内,首先沿标题栏的短边方向以W形折叠,然后再沿标题栏的长边方向以W形折叠,并使标题栏露在外面。

6.案卷不宜过厚,文字材料卷厚度不宜超过20mm,图纸卷厚度不宜超过50mm。

7.案卷内不应有重份文件。印刷成册的工程文件宜保持 原状。

8.建设工程电子文件的组织和排序可按纸质文件进行。

 

(二)卷内文件排列

1.卷内文件应按建设工程文件归档范围的类别和顺序 排列。

2.文字材料应按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不应分开,并应按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主体在前、附件在后的顺序排列。

3.图纸应按专业排列,同专业图纸应按图号顺序排列。

4.当案卷内既有文字材料又有图纸时,文字材料应排在前面,图纸应排在后面。

 

(三)案卷编目

1.编制卷内文件页号应符合下列规定:

(1)卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号, 页号从“1”开始。

(2)页号编写位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

(3)成套图纸或印刷成册的文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码。

(4)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

2.卷内目录的编制应符合下列规定:

(1)卷内目录排列在卷内文件首页之前,式样应符合规范要求(详见广元市住建局网上公示模板)。

(2)序号应以一份文件为单位编写,用阿拉伯数字从1依次标注。

(3)责任者应填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时,应选择两个主要责任者,其余用“等”代替。

(4)文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号, 或设备、项目代号。

(5)文件题名应填写文件标题的全称。当文件无标题时,应根据内容拟写标题,拟写标题外应加“[ ]”符号。

(6)日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期,竣工图应填写编制日期。日期中“年”应用四位数字表示,“月”和 “日”应分别用两位数字表示。

(7)页次应填写文件在卷内所排的起始页号,最后一份文件应填写起止页号。

(8)备注应填写需要说明的问题。

3.卷内备考表的编制应符合下列规定:

(1)卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后,式样应符合规范要求(详见广元市住建局网上公示模板);

(2)卷内备考表应标明卷内文件的总页数、各类文件页数或照片张数及立卷单位对案卷情况的说明;

(3)立卷单位的立卷人和审核人应在卷内备考表上签名;年、月、日应按立卷、审核时间填写。

4.案卷封面的编制应符合下列规定:

(1)案卷封面应印刷在卷盒、卷夹的正表面,也可采用内封面形式。案卷封面的式样应符合规范要求(详见广元市住建局网上公示模板)。

(2)案卷封面的内容应包括档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、本案卷所属工程的案卷总量、本案卷在该工程案卷总量中的排序。

(3)档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。

(4)案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。

(5)编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

(6)起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

(7)保管期限应根据卷内文件的保存价值在永久保管、长期保管、短期保管三种保管期限中选择划定。当同一案卷内有不同保管期限的文件时,该案卷保管期限应从长。

(8)密级应在绝密、机密、秘密三个级别中选择划定。当同一案卷内有不同密级的文件时,应以高密级为本卷密级。

5.编写案卷题名,应符合下列规定:

(1)建筑工程案卷题名应包括工程名称(含单位工程名称)、 分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容;当房屋建筑有地名管理机构批准的名称或正式名称时,应以正式名称为工程名称, 建设单位名称可省略;必要时可增加工程地址内容;

(2)道路、桥梁工程案卷题名应包括工程名称(含单位工程名称)、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容;必要时可增加工程地址内容;

(3)地下管线工程案卷题名应包括工程名称(含单位工程名称)、专业管线名称和卷内文件概要等内容;必要时可增加工程地址内容;

(4)卷内文件概要应符合本规范建设工程文件归档范围中所列案卷内容(标题)的要求;

(5)外文资料的题名及主要内容应译成中文。

6.案卷脊背应由档号、案卷题名构成,由档案保管单位填写;式样应符合规范要求(详见广元市住建局网上公示模板)。

7.卷内目录、卷内备考表、案卷内封面宜采用70g以上白色书写纸制作,幅面应统一采用A4幅面。

 

(四)案卷装订与装具

1.案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。装订时不应破坏文件的内容,并应保持整齐、牢固,便于保管和利用。

2.案卷装具可采用卷盒、卷夹两种形式,并应符合下列 规定:

(1)卷盒的外表尺寸应为310mmX220mm,厚度可为20、

30、40、50mm。

(2)卷夹的外表尺寸应为310mm X 220mm,厚度宜为20mm ?30mm。

(3)卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。

 

(五)案卷目录编制

1.案卷应按建设工程文件归档范围中的类别和顺序排列。

2.案卷目录的编制应符合下列规定:

(1)案卷目录式样应符合规范要求(详见广元市住建局网上公示模板);

(2)编制单位应填写负责立卷的法人组织或主要责任者;

(3)编制日期应填写完成立卷工作的日期。

 

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